امروزه یکی از مهمترین عوامل موثر در پیشرفت سازمان ها ، فناوری اطلاعات می باشد . با کمک فناوری اطلاعات می توان سازمان ها و ادارات را تبدیل به سازمانی الکترونیک و پویا کرد و این امر میسر نمی شود مگر بر مبنای زیر ساخت های لازم .
یکی از مهمترین زیر ساخت های لازم برای دستیابی به این هدف مهم ، سیستم مدیریت اسناد می باشد، این پیشنهاد بر مبنای نیاز سازمان شما به این سیستم و شناخت کلی از نیاز ها و ظرفیت های موجود در سازمان توسط شرکت رایکام (همکار تجاری شرکت بینش گستر ساعی) ارائه می گردد.
در این پیشنهاد ابتدا اهداف سیستم مدیریت سازمان ارائه می شود ، سپس ویژگی های اصلی سیستم پیشنهادی ارائه می گردد و در پایان شرایط اجرا و برنامه های زمانی و هزینه اجرا آورده می شود.
دستیابی به سند مورد نیاز در کمترین زمان و سهل ترین روش ممکن
- جستجو ساده و پیشرفته با محدود کردن حوزه های مورد جستجو
- Microsoft SharePoint Designer 2010
طبقه بندی اسناد(در این سیستم طبقه بندی به چندین شکل صورت می گیرد)
- طبقه بندی موضوعی و تعیین متا دیتا برای هر موضوع
- طبقه بندی واحدی که بر اساس واحد های سازمانی شکل می گیرد
- طبقه بندی دسترسی که بر اساس دسترسی افراد به اسناد هر واحد صورت می پذیرد
- طبقه بندی بر اساس درخت موضوعی اسناد
کسب ایزو های مرتبط با مدیریت اسناد
- با قراردادن نسخه گذاری و فرآیند های تایید، حذف و آرشیو اسناد و همچنین تولید اسناد سازمان بر اساس الگوی های استاندارد از پیش تعریف شده این امر محقق می شود
سازمانی بدون کاغذ
- با فرهنگ سازی گام به گام ، مدیریت درست پروژه توسط کارفرما و مجری و مهمتر از همه پشتیبانی جدی مدیریت ارشد سازمان این امر محقق می شود.
امکانات مدیریتی
- مدیریت انواع اسناد سازمان
- مدیریت الگوهای اسناد
- مدیریت امنیت و قوانین دسترسی
- مدیریت گردشکار
- مدیریت نگهداری
- مدیریت واحد های سازمانی
- توزیع شدگی مدیریت ها به واحد های سازمانی
امکانات طبقه بندی
- پشتیبانی از ساختار پویا
- طبقه بندی موضوعی اسناد بر اساس متا دیتا
- طبقه بندی دسترسی به اسناد بر اساس مدل تعریف شده
- امکان مدیریت طبقه بندی موضوعی به نسبت هر واحد سازمانی
- وب پارت های پیمایش ، گشت زنی بر پایه طبقه بندی موضوعی
امکانات الگو های اسناد
- امکان تعریف الگو برای اسناد Word, Excel, PowerPoint
- امکان ساخت الگوی سند بر اساس استاندارد های تعریف شده
نسخه گذاری و انتشار
- نسخه گذاری ها
- یکپارچگی با برنامه های MS Office
- امکان مقایسه نسخه ها
- امکان حذف و بازیابی نسخه ها قبل
- امکان مدیریت انتشار اسناد
ورود اطلاعات
- امکان ورود چندین سند به سیستم همراه با متا دیتای یکسان
- پشتیبانی از نمایه Windows Explorer
امکانات گشت زنی و پیمایش در اسناد
- پیمایش اسناد بر اساس انتخاب واحد سازمانی و موضوع
- پیمایش اسناد بر اساس انتخاب موضوع و واحد سازمانی
- گشت زنی بر روی چارت سازمانی
- پیمایش اسناد بر اساس متا دیتا موضوعات
امکانات جستجو
- جستجوی کامل متنی اسناد
- جستجوی پیشرفته
- محدود کردن حوزه جستجو
- Microsoft SQL Server 2008
- Microsoft SharePoint Server 2010
- Microsoft Performance Point Server 2010
- Microsoft SharePoint Designer 2010